Urlaubsantrag anlegen

1. Urlaub beantragen

Um einen Urlaub zu beantragen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.

➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge. Je nach Bildschirmauflösung des Smartphones kann es sinnvoll sein, sich die Übersicht im Querformat anzuschauen.

Die Übersicht enthält folgende Spalten:

  • ID
    Jeder Urlaubsantrag erhält eine Identifikationsnummer.
  • Offen
    Wenn hier ein Haken gesetzt ist, ist der Urlaubsantrag bislang weder genehmigt noch abgelehnt worden. Der Bearbeitungsstatus ist offen.
  • Status
    Hierbei handelt es sich um den Genehmigungsstatus. Der Urlaubsantrag wurde beispielsweise genehmigt, co-genehmigt, abgelehnt oder ist offen.
  • Grund
    Gibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub.
  • Von
    Erster Tag der beantragten Abwesenheit.
  • Bis
    Letzter Tag der beantragten Abwesenheit.
  • Arbeitstage
    Anzahl der Arbeitstage innerhalb der beantragten Abwesenheit.
  • Beantragt am
    Datum der Antragstellung.
Feld Bedeutung
IDJeder Urlaubsantrag erhält eine Identifikationsnummer.
OffenWenn hier ein Haken gesetzt ist, ist der Urlaubsantrag bislang weder genehmigt noch abgelehnt worden. Der Bearbeitungsstatus ist offen.
StatusHierbei handelt es sich um den Genehmigungsstatus. Der Urlaubsantrag wurde beispielsweise genehmigt, co-genehmigt, abgelehnt oder ist offen.
GrundGibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub.
VonErster Tag der beantragten Abwesenheit.
BisLetzter Tag der beantragten Abwesenheit.
ArbeitstageAnzahl der Arbeitstage innerhalb der beantragten Abwesenheit.
Beantragt amDatum der Antragstellung.

Wie Sie die einzelnen Spalten konfigurieren können, erfahren Sie hier.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts .

➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.

3. Klicken Sie auf den Button Neuer Antrag.

4. Tragen Sie die Daten zu Ihrem Urlaubsantrag ein.

  • Grund
    Gibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Freizeitausgleich dynamisch.
  • Datum ab
    Erster Tag der beantragten Abwesenheit.
  • Datum bis
    Letzter Tag der beantragten Abwesenheit. Bei eintägigen Abwesenheiten tragen Sie dasselbe Datum wie im Feld Datum ab ein.
  • Tagesanteil
    Sie können zwischen ganztags oder halbtags wählen. Erkunden Sie sich, ob Sie halbe Tage in Ihrem Unternehmen beantragen können. Falls die Beantragung nicht zulässig ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie halbtags wählen.
  • Bemerkung
    Hier können Sie Notizen eintragen, die Ihren Vorgesetzten bei der Prüfung des Antrags unterstützen können.
Feld Bedeutung
GrundGibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Freizeitausgleich dynamisch.
Datum abErster Tag der beantragten Abwesenheit.
Datum bisLetzter Tag der beantragten Abwesenheit. Bei eintägigen Abwesenheiten tragen Sie dasselbe Datum wie im Feld Datum ab ein.
TagesanteilSie können zwischen ganztags oder halbtags wählen. Erkunden Sie sich, ob Sie halbe Tage in Ihrem Unternehmen beantragen können. Falls die Beantragung nicht zulässig ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie halbtags wählen.
BemerkungHier können Sie Notizen eintragen, die Ihren Vorgesetzten bei der Prüfung des Antrags unterstützen können.

5. Wählen Sie im Feld Aktion speichern.

6. Klicken Sie oben rechts auf den Haken, um den Entwurf des Urlaubsantrages zu speichern.

➤Im Feld Aktion können Sie den Speichervorgang verfolgen. Das System antwortet bei erfolgreicher Speicherung mit „speichern: OK“. Im Feld Speichern können Sie die Anzahl der beantragten Tage einsehen.

2. Urlaubsantrag einreichen, korrigieren oder zurückziehen

2.1 Änderungen vornehmen

Wenn Sie Änderungen an Ihrem Urlaubsantrag vornehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.

➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge.

2. Klicken Sie doppelt auf den zu verändernden Urlaubsantrag. Alternativ können Sie im Dialogmenü auf die drei Punkte oben rechts klicken. Wählen Sie den Button Bearbeiten.

3. Ändern Sie die Daten.

➤ Wenn der Urlaubsantrag korrekt ist und Sie ihn einreichen möchten, wählen Sie im Feld Aktion beantragen. Klicken Sie oben rechts auf den Haken, um den Vorgang zu speichern.

➤ Wenn Sie den Urlaubsantrag doch nicht beantragen möchten, lassen Sie den Urlaubsantrag als Entwurf stehen. Sie können ihn bei Bedarf später wieder verwenden.

➤ Wenn Sie den Urlaubsantrag zurückziehen möchten, wählen Sie im Feld Aktion zurückziehen. Klicken Sie oben rechts auf den Haken, um den Vorgang zu speichern.

Urlaubsanträge - egal, ob beantragt, als Entwurf oder zurückgezogen - können aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden. In der Übersicht werden stets die Urlaubsanträge der vergangenen zwei Jahre angezeigt.

2.2 Urlaubsanträge aktualisieren

Urlaubsanträge müssen manuell aktualisiert werden. Nur so erhalten Sie eine aktuelle Übersicht über die einzelnen Urlaubsanträge.

Um Ihre Urlaubsanträge zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.

➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge. Je nach Bildschirmauflösung des Smartphones kann es sinnvoll sein, sich die Übersicht im Querformat anzuschauen.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts .

➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.

3. Klicken Sie auf den Button Aktualisieren.

3. Benachrichtigungen nach der Antragstellung

Folgende Funktion funktioniert nur, wenn Ihr Unternehmen den Service bei viritc bestellt hat.

Ihnen werden nach der Antragstellung automatisch E-Mails zugesandt, sobald sich der Status Ihres Antrags geändert hat, beispielsweise wenn der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Sie erhalten eine Benachrichtigungsmail, falls Sie zu Ihrem Antrag weitere Unterlagen einreichen müssen. Viele Unternehmen verlangen beispielsweise, dass Sie eine Kopie des Mietvertrags oder eine Meldebescheinigung einreichen müssen, wenn Sie Sonderurlaub für einen Umzug beantragt haben.

Sie können den Status Ihrer Anträge jederzeit selbst prüfen, indem Sie in der App den betreffenden Antrag markieren und die Details einsehen.

4. Übersicht Resturlaub

Im Informationsbereich zu den Urlaubsanträgen finden Sie eine Übersicht, wie viele Tage Resturlaub Ihnen noch zur Verfügung stehen. Die Informationen zum Resturlaub beziehen sich immer den Grund für den Urlaubsantrag, den Sie angegeben haben. Besitzen Sie zum Beispiel ein Kontingent von 5 Tagen Buildungsurlaub und haben 2 Tage Bildungsurlaub eingereicht, werden Ihnen in der Übersicht die 3 verbliebenen Tage Bildungsurlaub angezeigt.

Um Ihren Urlaubsrestanspruch zu prüfen, der Ihnen nach dem jeweiligen Urlaubsantrag verbleibt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.

➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge.

2. Wählen Sie den neusten Urlaubsantrag durch einfaches Klicken aus, um den aktuellsten Stand abzufragen.

3. Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte.

4. Klicken Sie auf den Punkt Info.

➤ Es erscheint eine Übersicht über die restlichen Urlaubstage.

Die Übersicht enthält folgende Informationen:

  • Tage
    Anzahl Arbeitstage vom ersten bis zum letzten beantragten Abwesenheitstag, reduziert um bereits vorhandene Fehlzeiten, (ggf. anderer) Fehlgründe und Feiertage.

    Beispiel: Sie beantragen Urlaub vom 1. Juni bis zum 4. Juni, also 4 Arbeitstage. Falls für Sie am 2. Juni bereits ein anderer Fehlgrund eingetragen ist (z.B. Sonderurlaub, ganztätiger Arztbesuch), wird dieser Tag nicht berücksichtigt. Im Feld Tage werden nur 3 Tage angezeigt.
  • Tage verfügbar
    Kontingent (Jahresanspruch) des Stichtagsjahres plus evtl. Vorjahresvortrag minus bereits genommene Tage bis (einschließlich) Stichtag.

    Beispiel: Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage. Aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch von 5 Tagen übernommen. Sie haben zusammengerechnet 35 Urlaubstage. Bis zum Stichtag, also dem ersten Tag Ihres aktuellen Antrags, haben Sie bereits 10 Tage Urlaub genommen. Es ergibt sich für den Bereich Tage verfuegbar der Wert 25.
  • bis jetzt
    Aktuelles Datum.
  • Vortrag Vorjahr
    Restkontingent (Restanspruch) des Vorjahrs, der in das aktuelle Jahr übernommen worden ist.
  • Stichtagsjahr
    Kontingent (Anspruch) im Jahr des Stichtags

  • Bis jetzt genommen
    Summe der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund für den Zeitraum1. Januar des Stichtagsjahres bis zum Stichtag (einschließlich).
  • für später vorgemerkt
    Summe der Fehltage, die für den Rest des Jahres bereits genehmigt wurden
  • Folgejahr
    Summe der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund ab dem 1. Januar des Folgejahres
  • verfügbar
    Noch verfügbare Kontingenttage im Stichtagsjahr, unter Berücksichtigung aller Fehltage (bereits genommene Tage und genehmigte Tage) inklusive ausgewählten Abwesenheitsgrund.
Feld Bedeutung
Tage Anzahl Arbeitstage vom ersten bis zum letzten beantragten Abwesenheitstag, reduziert um bereits vorhandene Fehlzeiten, (ggf. anderer) Fehlgründe und Feiertage.

Beispiel: Sie beantragen Urlaub vom 1. Juni bis 4. Juni, also 4 Arbeitstage. Falls für Sie am 2. Juni bereits ein anderer Fehlgrund eingetragen ist (z.B. Sonderurlaub, ganztätiger Arztbesuch), wird dieser Tag nicht berücksichtigt. Im Feld Tage werden nur 3 Tage angezeigt.
Tage verfügbarKontingent (Jahresanspruch) des Stichtagsjahres plus evtl. Vorjahresvortrag minus bereits genommene Tage bis (einschließlich) Stichtag.

Beispiel: Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage. Aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch von 5 Tagen übernommen. Sie haben zusammengerechnet 35 Urlaubstage. Bis zum Stichtag, also dem ersten Tag Ihres aktuellen Antrags, haben Sie bereits 10 Tage Urlaub genommen. Es ergibt sich für den Bereich Tage verfuegbar der Wert 25.
bis jetztAktuelles Datum.
Vortrag VorjahrRestkontingent (Restanspruch) des Vorjahrs, der in das aktuelle Jahr übernommen worden ist.
StichtagsjahrKontingent (Anspruch) im Jahr des Stichtags
Bis jetzt genommenSumme der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund für den Zeitraum1. Januar des Stichtagsjahres bis zum Stichtag (einschließlich).
für später vorgemerktSumme der Fehltage, die für den Rest des Jahres bereits genehmigt wurden.
FolgejahrSumme der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund ab dem 1. Januar des Folgejahres
verfügbarNoch verfügbare Kontingenttage im Stichtagsjahr, unter Berücksichtigung aller Fehltage (bereits genommene Tage und genehmigte Tage) inklusive ausgewählten Abwesenheitsgrund.

Beispiel:

Sachverhalt Tage Feld Eingabemaske
Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Stichtagejahr
aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch übernommen 5 Vortrag Vorjahr
ergibt 35 Zwischensumme
Bis zum Stichtag haben Sie bereits Urlaub genommen -10 bis Stichtag genommen
ergibt 25 Tage verfügbar
Für den Rest des Jahres wurde bereits genehmigt -15 Nach Stichtag vorgemerkt
ergibt 10 Verfügbar im Stichtagsjahr