Urlaubsantrag anlegen
1. Urlaub beantragen
Um einen Urlaub zu beantragen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.
➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge. Je nach Bildschirmauflösung des Smartphones kann es sinnvoll sein, sich die Übersicht im Querformat anzuschauen.
Die Übersicht enthält folgende Spalten:
- ID
Jeder Urlaubsantrag erhält eine Identifikationsnummer. - Offen
Wenn hier ein Haken gesetzt ist, ist der Urlaubsantrag bislang weder genehmigt noch abgelehnt worden. Der Bearbeitungsstatus ist offen. - Status
Hierbei handelt es sich um den Genehmigungsstatus. Der Urlaubsantrag wurde beispielsweise genehmigt, co-genehmigt, abgelehnt oder ist offen. - Grund
Gibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub.
- grüner Hintergrund: alle beantragten Tage sind genehmigt.
- rote Schrift: der Urlaub ist teilweise nicht genehmigt. Die aktuellen Urlaubstage sind in Termine eingetragen.
- rote Schrift, durchgestrichen: der Urlaubsantrag ist vollständig storniert. - Von
Erster Tag der beantragten Abwesenheit. - Bis
Letzter Tag der beantragten Abwesenheit. - Arbeitstage
Anzahl der Arbeitstage innerhalb der beantragten Abwesenheit. - Beantragt am
Datum der Antragstellung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| ID | Jeder Urlaubsantrag erhält eine Identifikationsnummer. |
| Offen | Wenn hier ein Haken gesetzt ist, ist der Urlaubsantrag bislang weder genehmigt noch abgelehnt worden. Der Bearbeitungsstatus ist offen. |
| Status | Hierbei handelt es sich um den Genehmigungsstatus. Der Urlaubsantrag wurde beispielsweise genehmigt, co-genehmigt, abgelehnt oder ist offen. |
| Grund | Gibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub. - grüner Hintergrund: alle beantragten Tage sind genehmigt. - rote Schrift: der Urlaub ist teilweise nicht genehmigt. Die aktuellen Urlaubstage sind in Termine eingetragen. - rote Schrift, durchgestrichen: der Urlaubsantrag ist vollständig storniert. |
| Von | Erster Tag der beantragten Abwesenheit. |
| Bis | Letzter Tag der beantragten Abwesenheit. |
| Arbeitstage | Anzahl der Arbeitstage innerhalb der beantragten Abwesenheit. |
| Beantragt am | Datum der Antragstellung. |
Wie Sie die einzelnen Spalten konfigurieren können, erfahren Sie hier.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts 
.
➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.
3. Klicken Sie auf den Button Neuer Antrag.
4. Tragen Sie die Daten zu Ihrem Urlaubsantrag ein.
- Grund
Gibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Freizeitausgleich dynamisch. - Datum ab
Erster Tag der beantragten Abwesenheit. - Datum bis
Letzter Tag der beantragten Abwesenheit. Bei eintägigen Abwesenheiten tragen Sie dasselbe Datum wie im Feld Datum ab ein. - Tagesanteil
Sie können zwischen ganztags oder halbtags wählen. Erkunden Sie sich, ob Sie halbe Tage in Ihrem Unternehmen beantragen können. Falls die Beantragung nicht zulässig ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie halbtags wählen. - Bemerkung
Hier können Sie Notizen eintragen, die Ihren Vorgesetzten bei der Prüfung des Antrags unterstützen können.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Grund | Gibt den Abwesenheitsgrund an, beispielsweise Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Freizeitausgleich dynamisch. |
| Datum ab | Erster Tag der beantragten Abwesenheit. |
| Datum bis | Letzter Tag der beantragten Abwesenheit. Bei eintägigen Abwesenheiten tragen Sie dasselbe Datum wie im Feld Datum ab ein. |
| Tagesanteil | Sie können zwischen ganztags oder halbtags wählen. Erkunden Sie sich, ob Sie halbe Tage in Ihrem Unternehmen beantragen können. Falls die Beantragung nicht zulässig ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie halbtags wählen. |
| Bemerkung | Hier können Sie Notizen eintragen, die Ihren Vorgesetzten bei der Prüfung des Antrags unterstützen können. |
5. Wählen Sie im Feld Aktion speichern.
6. Klicken Sie oben rechts auf den Haken, um den Entwurf des Urlaubsantrages zu speichern.
➤Im Feld Aktion können Sie den Speichervorgang verfolgen. Das System antwortet bei erfolgreicher Speicherung mit „speichern: OK“. Im Feld Speichern können Sie die Anzahl der beantragten Tage einsehen.
2. Urlaubsantrag einreichen, korrigieren oder zurückziehen
2.1 Änderungen vornehmen
Wenn Sie Änderungen an Ihrem Urlaubsantrag vornehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.
➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge.
2. Klicken Sie doppelt auf den zu verändernden Urlaubsantrag. Alternativ können Sie im Dialogmenü auf die drei Punkte oben rechts klicken. Wählen Sie den Button Bearbeiten.
3. Ändern Sie die Daten.
➤ Wenn der Urlaubsantrag korrekt ist und Sie ihn einreichen möchten, wählen Sie im Feld Aktion beantragen. Klicken Sie oben rechts auf den Haken, um den Vorgang zu speichern.
➤ Wenn Sie den Urlaubsantrag doch nicht beantragen möchten, lassen Sie den Urlaubsantrag als Entwurf stehen. Sie können ihn bei Bedarf später wieder verwenden.
➤ Wenn Sie den Urlaubsantrag zurückziehen möchten, wählen Sie im Feld Aktion zurückziehen. Klicken Sie oben rechts auf den Haken, um den Vorgang zu speichern.
Urlaubsanträge - egal, ob beantragt, als Entwurf oder zurückgezogen - können aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden. In der Übersicht werden stets die Urlaubsanträge der vergangenen zwei Jahre angezeigt.
2.2 Urlaubsanträge aktualisieren
Urlaubsanträge müssen manuell aktualisiert werden. Nur so erhalten Sie eine aktuelle Übersicht über die einzelnen Urlaubsanträge.
Um Ihre Urlaubsanträge zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.
➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge. Je nach Bildschirmauflösung des Smartphones kann es sinnvoll sein, sich die Übersicht im Querformat anzuschauen.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts .
➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.
3. Klicken Sie auf den Button Aktualisieren.
3. Benachrichtigungen nach der Antragstellung
Folgende Funktion funktioniert nur, wenn Ihr Unternehmen den Service bei viritc bestellt hat.
Ihnen werden nach der Antragstellung automatisch E-Mails zugesandt, sobald sich der Status Ihres Antrags geändert hat, beispielsweise wenn der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Sie erhalten eine Benachrichtigungsmail, falls Sie zu Ihrem Antrag weitere Unterlagen einreichen müssen. Viele Unternehmen verlangen beispielsweise, dass Sie eine Kopie des Mietvertrags oder eine Meldebescheinigung einreichen müssen, wenn Sie Sonderurlaub für einen Umzug beantragt haben.
Sie können den Status Ihrer Anträge jederzeit selbst prüfen, indem Sie in der App den betreffenden Antrag markieren und die Details einsehen.
4. Übersicht Resturlaub
Im Informationsbereich zu den Urlaubsanträgen finden Sie eine Übersicht, wie viele Tage Resturlaub Ihnen noch zur Verfügung stehen. Die Informationen zum Resturlaub beziehen sich immer den Grund für den Urlaubsantrag, den Sie angegeben haben. Besitzen Sie zum Beispiel ein Kontingent von 5 Tagen Buildungsurlaub und haben 2 Tage Bildungsurlaub eingereicht, werden Ihnen in der Übersicht die 3 verbliebenen Tage Bildungsurlaub angezeigt.
Um Ihren Urlaubsrestanspruch zu prüfen, der Ihnen nach dem jeweiligen Urlaubsantrag verbleibt, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf der Startseite auf den Button Urlaubsantrag.
➤ Es erscheint eine Übersicht über alle Urlaubsanträge.
2. Wählen Sie den neusten Urlaubsantrag durch einfaches Klicken aus, um den aktuellsten Stand abzufragen.
3. Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte.
4. Klicken Sie auf den Punkt Info.
➤ Es erscheint eine Übersicht über die restlichen Urlaubstage.
Die Übersicht enthält folgende Informationen:
- Tage
Anzahl Arbeitstage vom ersten bis zum letzten beantragten Abwesenheitstag, reduziert um bereits vorhandene Fehlzeiten, (ggf. anderer) Fehlgründe und Feiertage.
Beispiel: Sie beantragen Urlaub vom 1. Juni bis zum 4. Juni, also 4 Arbeitstage. Falls für Sie am 2. Juni bereits ein anderer Fehlgrund eingetragen ist (z.B. Sonderurlaub, ganztätiger Arztbesuch), wird dieser Tag nicht berücksichtigt. Im Feld Tage werden nur 3 Tage angezeigt. - Tage verfügbar
Kontingent (Jahresanspruch) des Stichtagsjahres plus evtl. Vorjahresvortrag minus bereits genommene Tage bis (einschließlich) Stichtag.
Beispiel: Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage. Aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch von 5 Tagen übernommen. Sie haben zusammengerechnet 35 Urlaubstage. Bis zum Stichtag, also dem ersten Tag Ihres aktuellen Antrags, haben Sie bereits 10 Tage Urlaub genommen. Es ergibt sich für den Bereich Tage verfuegbar der Wert 25. - bis jetzt
Aktuelles Datum. - Vortrag Vorjahr
Restkontingent (Restanspruch) des Vorjahrs, der in das aktuelle Jahr übernommen worden ist. - Stichtagsjahr
Kontingent (Anspruch) im Jahr des Stichtags - Bis jetzt genommen
Summe der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund für den Zeitraum1. Januar des Stichtagsjahres bis zum Stichtag (einschließlich). - für später vorgemerkt
Summe der Fehltage, die für den Rest des Jahres bereits genehmigt wurden - Folgejahr
Summe der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund ab dem 1. Januar des Folgejahres - verfügbar
Noch verfügbare Kontingenttage im Stichtagsjahr, unter Berücksichtigung aller Fehltage (bereits genommene Tage und genehmigte Tage) inklusive ausgewählten Abwesenheitsgrund.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Tage | Anzahl Arbeitstage vom ersten bis zum letzten beantragten Abwesenheitstag, reduziert um bereits vorhandene Fehlzeiten, (ggf. anderer) Fehlgründe und Feiertage. Beispiel: Sie beantragen Urlaub vom 1. Juni bis 4. Juni, also 4 Arbeitstage. Falls für Sie am 2. Juni bereits ein anderer Fehlgrund eingetragen ist (z.B. Sonderurlaub, ganztätiger Arztbesuch), wird dieser Tag nicht berücksichtigt. Im Feld Tage werden nur 3 Tage angezeigt. |
| Tage verfügbar | Kontingent (Jahresanspruch) des Stichtagsjahres plus evtl. Vorjahresvortrag minus bereits genommene Tage bis (einschließlich) Stichtag. Beispiel: Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage. Aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch von 5 Tagen übernommen. Sie haben zusammengerechnet 35 Urlaubstage. Bis zum Stichtag, also dem ersten Tag Ihres aktuellen Antrags, haben Sie bereits 10 Tage Urlaub genommen. Es ergibt sich für den Bereich Tage verfuegbar der Wert 25. |
| bis jetzt | Aktuelles Datum. |
| Vortrag Vorjahr | Restkontingent (Restanspruch) des Vorjahrs, der in das aktuelle Jahr übernommen worden ist. |
| Stichtagsjahr | Kontingent (Anspruch) im Jahr des Stichtags |
| Bis jetzt genommen | Summe der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund für den Zeitraum1. Januar des Stichtagsjahres bis zum Stichtag (einschließlich). |
| für später vorgemerkt | Summe der Fehltage, die für den Rest des Jahres bereits genehmigt wurden. |
| Folgejahr | Summe der Fehltage inklusive ausgewähltem Abwesenheitsgrund ab dem 1. Januar des Folgejahres |
| verfügbar | Noch verfügbare Kontingenttage im Stichtagsjahr, unter Berücksichtigung aller Fehltage (bereits genommene Tage und genehmigte Tage) inklusive ausgewählten Abwesenheitsgrund. |
Beispiel:
| Sachverhalt | Tage | Feld Eingabemaske |
|---|---|---|
| Ihr Urlaubsanspruch beträgt | 30 | Stichtagejahr |
| aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch übernommen | 5 | Vortrag Vorjahr |
| ergibt | 35 | Zwischensumme |
| Bis zum Stichtag haben Sie bereits Urlaub genommen | -10 | bis Stichtag genommen |
| ergibt | 25 | Tage verfügbar |
| Für den Rest des Jahres wurde bereits genehmigt | -15 | Nach Stichtag vorgemerkt |
| ergibt | 10 | Verfügbar im Stichtagsjahr |
