Zeiten erfassen

Anleitungsvideo

1. Arbeitszeit erfassen

Um Ihre Arbeitszeiten zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf den Button Zeiten erfassen.
    ➤ Es erscheint eine Maske mit Ihren Buchungsmöglichkeiten:
  2. Wählen Sie die zutreffende Buchung.
  3. Möglicherweise werden bei einigen Buchungen auch Ihre Standortdaten erfasst. (Ihr Unternehmen teilt Ihnen mit, ob und welche Standortdaten erfasst werden.) Achten Sie bei diesen Buchungen darauf, dass vor der Buchung der Standort-Pin am Seitenende grün ist.

    Falls der Standort-Pin rot ist, warten Sie einige Sekunden, bis das Smartphone seinen Standort gefunden hat. Prüfen Sie gegebenenfalls, ob Sie die Standortfunktion eingeschaltet haben. Mehr erfahren.

  4. Klicken Sie auf den Button senden
  5. Nachdem Sie auf senden geklickt haben, wird Ihre Buchung an die virtic-Server übertragen.

    Sonderfall Standortdaten

    Falls für diese Buchung Ihre Standortdaten benötigt werden, fragt die App diese Daten nun ab. Unten wird für maximal 3 Sekunden eine Meldung eingeblendet; danach wird Ihre Buchung abgesendet.

Hinweis: Ihre zuletzt erfasste Buchung erscheint inklusive Zeitstempel, Buchungstag und Baustellenbezeichnung in der oberen Maske:

2. Baustelle

2.1 Baustelle auswählen

In bestimmten Fällen müssen Sie eine Baustelle auswählen.

Wenn Sie beispielsweise die Tätigkeit Abfahrt zur Baustelle oder Abfahrt zum Kunden gewählt haben, fragt das System ab, zu welcher Baustelle bzw. zu welchem Kunden Sie fahren:

  1. Tippen Sie auf die betreffende Baustelle oder den betreffenden Kunden.
  2. Klicken Sie auf den Button senden.

2.2 Personalisierte Baustellenliste

Ihr Unternehmen kann die Baustellenliste anpassen, damit diese nicht zu lang wird.

In der Baustellenliste können beispielsweise nur folgende Baustellen angezeigt werden:

  • Baustellen, die für Sie persönlich disponiert wurden.
  • Baustellen, die zu Ihrer Abteilung oder Niederlassung gehören.

Ob Ihre Baustellenliste für Sie angepasst wurde, erfahren Sie von Ihrem Unternehmen.

2.3 Baustelle suchen

Oberhalb der Baustellenliste befindet sich ein Suchfeld. Über das Suchfeld können Sie eine Baustelle suchen.

  1. Geben Sie den Namen oder einen Teil der gesuchten Baustelle in das Suchfeld ein.
  2. Klicken Sie auf das Filter-Symbol .

2.3.1 Baustellenfilter erweitern

Je nach Konfiguration kann die Tabelle eine oder mehrere Spalten enthalten. Oberhalb der Tabelle werden sowohl Spaltentitel als auch Eingabefelder für die Eingabe von Suchkriterien angezeigt.

Konfiguration durch den virtic-Kundendienst

Folgende Suchkombinationen, können Sie sich vom virtic-Kundendienst als Standardfilter konfigurieren lassen. Die gewählte Suchkombination wird bei jedem Start der App standardmäßig angezeigt.

  • Baustellenbezeichnung
  • Baustellenbezeichnung, Fremd-Id
  • Baustellenbezeichnung, Ort, Straße
  • Baustellenbezeichnung, Info
  • Info, Baustellenbezeichnung
  • Baustelle, Adressen, Dispozeit
  • Baustellenbzeichnung, Telefonnummer, Dispozeit, Info, Kontakt
  • Baustellenzeit, Info, Bemerkung

Der Standardbaustellenfilter kann manuell um weitere Felder ergänzt werden.

Konfiguration am Smartphone

Wenn Sie andere Spalten anzeigen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor

  1. Halten Sie den Spaltentitel für längere Zeit gedrückt.
  2. ➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.
  3. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Spalten“.
  4. Wählen Sie die Spalten aus, die angezeigt werden sollen.
  5. Klicken Sie oben rechts auf Fertig.

Konfiguration am PC

Wenn Sie andere Spalten anzeigen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Spaltentitel.
  2. ➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.
  3. Wählen Sie den Menüpunkt „Spalten“.
  4. Markieren Sie die Spalten, die angezeigt werden sollen.

Konfiguration aufheben

Wenn Sie Ihre Konfiguration (Sortierung, Filterung) aufheben möchten, klicken Sie auf ). Damit wird die Standardeinstellung wieder hergestellt.

2.3.2 Operatoren ändern

Sie können Filterkriterien für einzelne Spalten wie „Bezeichnung“, „Ort“ oder „Fremd-Id“ eingeben. Klicken Sie auf das Filtersymbol, um Ihre Filter anzuwenden. Dabei wird standardmäßig danach gefiltert, ob ein Feld den von Ihnen eingegebenen Suchstring oder die Nummer „enthält“.

Sie haben die Möglichkeit, diesen Standardoperator („enthält“) durch einen Operator ihrer Wahl zu ersetzen. Beispielsweise können Sie so nach Baustellenbezeichnungen mit bestimmten Anfangsbuchstaben („beginnt mit“) oder nach Baustellennummern oder Postleitzahlen in einem Zahlenbereich („kleiner als“) suchen.

Um den Operator auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

Operator wählen am Smartphone

  1. Halten Sie den Spaltentitel für längere Zeit gedrückt.
  2. ➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.
  3. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Filtern mittels“.
  4. Wählen Sie den entsprechenden Operator aus.
  5. Klicken Sie oben rechts auf Fertig.
  6. ➤ Der ausgewählte Operator wird im Eingabefeld durch ein kleines Symbol angezeigt.
  7. Wenn Sie einen anderen Operator auswählen möchten, klicken Sie auf das Operatorsymbol.

Operator wählen am PC

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Eingabefeld.
  2. ➤ Es öffnet sich ein Auswahlmenü.
  3. Wählen Sie den entsprechenden Operator aus.
  4. ➤ Der ausgewählte Operator wird anschließend im Eingabefeld durch ein kleines Symbol angezeigt.
  5. Wenn Sie einen anderen Operator auswählen möchten, klicken Sie auf das Operatorsymbol.

3. Besondere Eingaben

Der Zeiterfassungsdialog kann um zusätzliche Eingaben erweitert werden.

Eingaben können dazu dienen,

  • die korrekte Vergütung bestimmter Tätigkeiten sicherzustellen,
  • Spesen, Auslösung oder Reisekosten korrekt abzurechnen,
  • betriebliche Informationen zu erfassen oder
  • Sachverhalte zu dokumentieren.

Es steht eine Vielzahl an besonderen Eingaben zur Verfügung. Im Folgenden werden einige typische Eingaben erläutert.

Es ist möglich, dass Ihr Unternehmen darüber hinaus weitere, firmenspezifische Eingaben bei virtic bestellt hat. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Unternehmen.

Nachdem Sie eine Eingabe vorgenommen haben, speichert die App diese Eingabe für das betreffende Eingabefeld. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut eine Eingabe in dem gleichen Feld vornehmen müssen, belegt die App das Feld automatisch mit Íhrer letzten Eingabe. Das erspart Mehrfacheingaben bei sich wiederholenden Eingaben. Wenn Sie eine andere Eingabe vornehmen möchten, leeren Sie zunächst die Felder. Klicken Sie hierzu auf .

3.1 Adresse

In verschiedenen Situationen werden Sie aufgefordert, eine Adresse einzugeben. Bei welchen Buchungen dies erforderlich ist, hat Ihr Unternehmen festgelegt. Typische Situationen sind die Ankunft am Hotel, die Ankunft an einer Joker-Baustelle oder die Ankunft an einer Baustelle, die zu einer Sammelkostenstelle gehört.

Geben Sie die Adresse im Feld Suchen ein. Schon beim Tippen werden Ihnen Vorschläge gemacht.

Tippen Sie weiter, bis eine vorgeschlagene Adresse vollständig ist, also insbesondere die Hausnummer angezeigt wird, und wählen Sie sie dann aus:

Dadurch wird die ausgewählte Adresse in die Felder Straße, Haus-Nr., Land, PLZ eingetragen:

Sie können in dem Feld Bezeichnung einen Eintrag vornehmen, der später dazu verwendet werden kann, einmal erfasste Adressen wieder abzurufen.

Als Sie die vorgeschlagene Adresse ausgewählt haben, wurden am unteren Ende des Formulars auch die Geodaten der Adresse eingetragen. Falls Sie prüfen möchten, ob die Adresse tatsächlich korrekt ist, können Sie auf die Lupe klicken. Dadurch wird der betreffende Standort in Ihrer Karten-App (z.B. Google Maps) angezeigt.

Um die Adresse zu erfassen, klicken Sie auf senden.

Nicht Deutschland, Österreich oder Schweiz?

Das oben beschriebene Verfahren der automatischen Vervollständigung funktioniert nur für Adressen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Falls sie eine Adresse in einem anderen Land erfassen möchten, füllen Sie die Felder Straße, Haus-Nr., Land, PLZ bitte manuell aus.

3.2 Fahrertyp

Wenn die Anfahrt zur Baustelle in Abhängigkeit davon vergütet wird, ob Sie das Fahrzeug fahren oder nur als Mitfahrer oder Beifahrer im Auto sitzen, werden Sie nach Ihrer Tätigkeit während der Fahrt gefragt.

Sie können zwischen folgenden Eingaben wählen:

  • Fahrer
    Sie fahren das Fahrzeug.
  • Beifahrer
    Sie sind Ersatzfahrer und wechseln sich möglicherweise mit dem Fahrer ab.
  • Mitfahrer
    Sie fahren das Fahrzeug nicht.

3.3 Fahrzeug

Wenn Sie eine Fahrt im Firmenfahrzeug beginnen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, das Fahrzeug auszuwählen.

3.4 Frühstück

Nachdem Sie das Hotel verlassen haben, werden Sie danach gefragt, ob Sie im Hotel gefrühstückt haben. Die Information ist für eine korrekte Reisekostenabrechnung erforderlich.

Sie können zwischen folgenden Eingaben wählen:

  • ÜK mit Frühstück
    Sie haben im Hotel gefrühstückt.
  • ÜK ohne Frühstück
    Sie haben im Hotel nicht gefrühstückt.

3.5 Hotelrechnung

Möglicherweise werden Sie nach dem Verlassen des Hotels aufgefordert, den Rechnungsbetrag der Hotelrechnung zu erfassen. Geben Sie den Rechnungsbetrag ein.

Achtung: Geben Sie statt eines Kommas einen Punkt ein!

3.6 Hotelzahlung

Nachdem Sie das Hotel verlassen haben, werden Sie gefragt, ob Sie das Hotel bezahlt haben oder ob Ihr Unternehmen das Hotel bezahlt.

Sie können zwischen folgenden Eingaben wählen:

  • Firma übernimmt Hotelkosten
    Die Firma hat das Hotel bezahlt oder Sie reichen die Hotelrechnung ein und bekommen sie erstattet.
  • Pausch Übernachtungsgeld
    Sie tragen die Hotelkosten selbst oder Sie haben privat übernachtet.

3.7 Zulagen

In Ihrem Unternehmen werden eventuell Zulagen für bestimmte Tätigkeiten gezahlt. Sie können am Ende Ihrer Arbeitsschicht angeben, wie lange Sie bestimmte Tätigkeiten ausgeführt haben. Geben Sie die Anzahl der Stunden ein.

Achtung: Geben Sie statt eines Kommas einen Punkt ein!

3.8 Ihre Zulagen

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Unternehmen, ob und für welche Tätigkeiten Zulagen gezahlt werden.

3.9 Ihre Eingaben

Ihr Unternehmen hat möglicherweise eigene Eingaben definiert. Fragen Sie Ihr Unternehmen, welche Eingaben möglich sind und wie Sie damit umgehen sollen.

4. Nacherfassung

4.1 Nacherfassung einschalten

Falls Sie auf Baustellen arbeiten, wo eine Verbindung zum Internet nicht möglich oder die Nutzung von Smartphones verboten ist, können Sie die Funktion Nacherfassung nutzen. Sie können die korrekten Arbeitszeiten nachträglich erfassen, nachdem Sie die Baustelle verlassen haben und das Smartphone wieder mit dem Internet verbunden ist.

Um die Nacherfassung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

In der Funktion Zeiten erfassen befindet sich in der unteren Navigationsleiste ein Uhrensymbol. Das Uhrensymbol kann drei Farben annehmen:

  • weiß
    Sie sind nicht für die Nacherfassung freigeschaltet. Falls Sie die Nacherfassung nutzen möchten, wenden Sie sich an Ihr Unternehmen.
  • blau
    Sie sind für die Nacherfassung freigeschaltet. Die Nacherfassung ist aber nicht aktiv. Wenn Sie die Nacherfassung nutzen möchten, klicken Sie auf das Uhrensymbol. Die Nacherfassung wird eingeschaltet.
  • grün
    Die Nacherfassung ist eingeschaltet. Wenn Sie eine Arbeitszeitbuchung vornehmen, müssen Sie die zutreffende Uhrzeit manuell eingeben! Um die Nacherfassung auszuschalten, klicken Sie auf das Uhrensymbol.

4.2 Zeiten nacherfassen

Nachdem Sie die Nacherfassung aktiviert haben, werden Sie bei jeder Zeiterfassung aufgefordert, die zutreffende Uhrzeit manuell einzutragen:

  1. Klicken Sie auf den Button Zeiten erfassen.

  2. ➤ Es erscheint eine Maske mit Ihren Buchungsmöglichkeiten.
  3. Wählen Sie die zutreffende Buchung.
  4. Klicken Sie auf den Button senden.
  5. Geben Sie die korrekte Arbeitszeit über die Felder Std und Min ein.
  6. Klicken Sie auf den Button senden.

Vom System werden nur folgende Zeiten akzeptiert:

  • Zeiten, die nach der letzten Buchung liegen.

    Beispiel: Wenn Sie zuletzt um 7:00 Uhr gebucht haben, können Sie keine Arbeitszeitbuchung für 6:30 Uhr nachholen.
  • Zeiten, die in der Zukunft liegen.

    Beispiel: Wenn es 8:00 Uhr ist, können Sie keine Buchung für 8:30 Uhr vornehmen.

Wichtig: Deaktivieren Sie die Nacherfassung, nachdem Sie Ihre Zeiten nachgetragen haben.