Der richtige Standort

1. Das Prinzip

Für die korrekte Lohnabrechnung, Reisekostenabrechnung und Kostenrechnung ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitszeiten sorgfältig erfassen. Die Arbeitszeiten müssen immer auf die richtige Baustelle gebucht werden.

Aus diesem Grund vergleicht das virtic-System automatisch, ob Ihr Standort bei der Arbeitszeitbuchung zur Adresse des Arbeitsortes (z. B. Baustelle) passt, den Sie auf Ihrem Smartphone ausgewählt haben. Das virtic-System nutzt zudem Ihre Standortdaten, um Auslösung, Spesen, Fahrtkostenerstattungen und sonstigen Reisekosen automatisch zu berechnen.

Hierzu schickt das Smartphone parallel zu Ihrer Arbeitszeitbuchung auch die aktuellen GPS-Koordinaten Ihres Smartphones an die virtic-Server.

Wenn die GPS-Koordinaten mit der Adresse des Arbeitsortes übereinstimmen, werden Ihre Arbeitszeiten sofort für die automatische Lohn- und Reisekostenabrechnung, Kostenrechnung und für die Rechnungserstellung verwendet.

Wenn die GPS-Koordination von der Adresse des Arbeitsortes abweichen, wird die Arbeitszeitbuchung markiert, damit Ihr Vorgesetzter den Sachverhalt mit Ihnen klären kann. Die Lohnbuchhaltung korrigiert dann ggf. den Arbeitsort bzw. die Arbeitszeit.

Dies gilt auch dann, wenn keine GPS-Koordinaten vorliegen, weil das Smartphone keinen GPS-Empfang hat. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Arbeitszeitbuchung an der richtigen Baustelle sind und das Smartphone GPS-Empfang hat. Sie erkennen die GPS-Aktivierung am grüngefärbten Standort-Pin.

Falls der Standort-Pin rotgefärbt ist, warten Sie mit der Buchung, bis das Smartphone seinen Standort ermittelt und sich der Standort-Pin grün gefärbt hat.

Falls sich der Standort-Pin nicht grün färbt, prüfen Sie, ob Sie die Standortbestimmung (GPS-Funktion) aktiviert haben. Schalten Sie die Standortbestimmung gegebenenfalls ein.

2. Standortfunktion (GPS) einschalten

2.1 Android-Smartphones

Um die Standortinformationen einzuschalten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Schnelleinstellungen, indem Sie am oberen Bildschirmrand nach unten wischen.
  2. Klicken Sie auf den GPS-Button.

2.2 iOS (iPhone, iPad)

Um die Standortinformationen einzuschalten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf dem Homescreen Ihres Apple iPhones auf die Einstellungen.
  2. Wählen Sie den Punkt "Allgemein" oder "Datenschutz" (versionsabhängig) aus.
  3. Wählen Sie den Punkt "Ortungsdienste" aus.
  4. ➤ Sie können nun die Ortungsdienste aktivieren und deaktivieren.

    ➤ Nachdem Sie die Ortungsdienste aktiviert haben, können Sie unterhalb des Schalters die Ortungsdienste für VLinc 21 aktivieren.

3. Der exakte Standort

Bei manchen Buchungsvorgängen ist der exakte Standort von besonderer Bedeutung, beispielsweise bei Buchungen, bei denen Ihr Standort Einfluss auf die Berechnung von Entfernungs-Kilometern, Fahrtkostenerstattungen oder Auslösungen hat. Denn virtic setzt bei solchen Berechnungen Routenplaner ein, die darauf angewiesen sind, dass ihnen exakte Start- und Ziel-Orte übermittelt werden. Ihr Unternehmen kann Ihnen mitteilen, bei welchen Buchungen Sie darauf achten sollten, dass Ihr Smartphone seinen Standort korrekt ermittelt hat.

Smartphones benötigen unterschiedlich lange bis zur Ermittlung des korrekten Standorts und sind dabei unterschiedlich präzise. Mit dem folgenden Verfahren können Sie prüfen, ob Ihr Smartphone den korrekten Standort gefunden hat:

So können Sie feststellen, ob Ihr Smartphone seinen Standort korrekt ermittelt hat:

Der Standort-Pin in der unteren rechten Ecke der App muss grün sein. (Wenn er rot ist, schalten Sie die Standortfunktionen ein. Wie das geht, erfahren Sie hier.)

Klicken Sie auf den grünen Pin.

Die App aktualisiert nun die Standortbestimmung des Smartphones.

Nach wenigen Sekunden erscheint eine Meldung mit den ermittelten Standortdaten:

Klicken Sie auf Ja, um die Karte in Ihrer Navigationssoftware (z.B. Google Maps) zu öffnen. Die Navigationssoftware versucht nun, den Standort besonders präzise zu ermitteln.
In der Karte erscheinen deshalb zwei Pins:

Wenn beide Pins nahe beieinander liegen, können Sie Ihre Navigationssoftware wieder schließen und in der virtic-App ihre Buchung fortsetzen.

Falls beide Pins weit auseinander liegen, sollten Sie in der virtic-App zunächst noch einmal den grünen Pin anklicken, erneut die Karte öffnen und prüfen, ob der Standort nun korrekt ist.

4. Hinweise zur Standortbestimmung

Bei manchen Arbeitszeitbuchungen werden die Standortdaten Ihres Smartphones verwendet. (Ihr Unternehmen kann Ihnen mitteilen, bei welchen Arbeitszeitbuchungen diese Standortdaten erfasst werden und zu welchen Zwecken dies geschieht.)

Falls für Ihre aktuelle Buchung Ihre Standortdaten benötigt werden, fragt die App diese Daten nun ab. Unten wird eine Meldung eingeblendet:

5. Datenschutz

Standortdaten werden nur in den Momenten übertragen, in denen Sie Ihre Arbeitszeiten buchen. Ihr Unternehmen hat festgelegt, bei welchen Buchungen die Standortdaten erhoben werden. Standortdaten können nur von Ihnen verschickt werden, indem Sie eine Arbeitszeitbuchung vornehmen. Weder Ihr Unternehmen noch die virtic GmbH & Co. KG haben Zugriff auf die Standortdaten Ihres Smartphones.